订货宝采购与供应商结算：让入库和应付对得上账

订货宝的采购模块不在订货商城里，而是在后台的采购管理下。对接人登录后，先看采购单和结算单两个列表，采购单负责记录向供应商买了什么、什么价、到货没有；结算单负责把已入库的采购单归集成一笔应付。两条线是分开的，别指望在一张单上同时完成收货和付款。

如果后台看不到采购菜单，通常是当前版本没有开采购权限，或者账号角色只给了商城端的权限。这种情况先确认用的是哪个版本，订货宝有旗舰版、餐饮版、生鲜版、联营版、盈销通五个版本，采购与结算的完整流程在旗舰版里最全，其他版本按行业场景做了取舍。

第一张是供应商档案。要提前把供应商名称、联系人、结算方式整理好。结算方式要区分现结、月结、货到付款，这决定结算单是按单生成还是按周期汇总。供应商重复建两个档案，后面结算就会分成两笔，对账时很麻烦。

第二张是商品档案。采购商品要和商城在售商品对应上，否则入库后库存加不进去。对接人常犯的错是采购商品单独建一套编码，结果库存对不上。建议先确认商品是否走同一套档案。

第三张是价格和税率信息。采购价、含税不含税、税率要在商品或供应商上提前约定。这些不涉及具体金额，但决定结算单算出来的应付口径。

手工做采购对账，靠的是采购员的表格和供应商的对账单互相核对。好处是灵活，坏处是货到没到、入了多少、该付多少，全在个人手里。订货宝把这三件事放在同一套记录里，入库数量是结算数量的来源，减少口头确认。

差别还体现在时间上。手工对账通常月底集中做，发现问题已经过了收货现场，补单、改单都费劲。系统里入库时就能看到采购单剩余数量，超收、少收当时能发现。对对接人来说，这意味着把对账工作从月底摊到了每次收货。