采购单和入库单的区别？

采购单和入库单最核心的区别是「源头」和「结果」的关系。采购单只指向采购入库这一个场景，它最终会生成一张对应的入库单；而入库单的范围大得多，采购入库、其他入库、盘点入库、红冲销售出库这些都会进到入库单里。所以入库单是仓库实收数据的总入口，采购单只是其中采购那条线的起点。你在系统里看到的入库单，未必都能倒推回一张采购单。

第二个分水岭是钱和审核。采购入库如果要记付款记录，只能用采购单来做，采购单可以加付款记录，入库单本身没有这个入口，它只体现一个入库总金额。审核节奏也不一样：采购单是两步走，先审核再入库，中途可以撤销审核，而且供应商是必填的；入库单没有反审核这一步，审核完就直接入库了，供应商也不是强制必填。这两点决定了你该用哪张单来管账、哪张单来管货。

走采购入库的路径：进入采购单模块新建单据，把供应商填上（这里不能空），保存后先做审核，审核通过再执行入库动作，系统会生成对应的入库单。整个过程是「采购单 → 审核 → 入库 → 生成入库单」的顺序，别跳过审核直接想把货入进去。

走直接入库的路径：进入入库单模块新建，选择入库类型（采购入库、其他入库、盘点入库、红冲销售出库等），填数量和金额后提交审核。这里没有反审核，审核一提交，库存就实实在在加上去了。所以在点审核之前，数量、仓库、类型都要再核一遍，按错了只能靠反向单据去修，不能直接撤回。

如果你还要记录这笔采购付了多少钱，记住付款记录只能挂在采购单上，别指望在入库单里补。入库单上只有一个总金额，它不承担付款流水这件事。

入库单写进去的数据，会直接影响库存数量，这是最直接的联动。采购单上如果关联了价格体系，采购入库的成本会跟着进来，进而影响后续的毛利计算。

在账期和权限上，谁有权限新建采购单、谁只能录入库单，是可以分开控制的。通常采购岗用采购单，仓管岗用入库单，这样职责清楚，付款记录也只有采购这边能看到和填写。

报表层面，入库单是仓库进出存报表的主要来源，采购单则更多用于采购执行和付款追踪。如果你的报表只统计采购单，就会漏掉其他入库、盘点入库这些数据；如果只统计入库单，又会看不到采购付款的情况。两张单配合看，数据才完整。