I直接答案
在订货宝的资金-订单应收款里,金额被拆成三块:应收总额、已收总额、待收总额。客户下单,订单就生成应收总额;客户没有在线支付、而是走线下转账并把转账记录填进系统,这笔钱不会直接跳到已收里,而是先落到待确认的位置上。换句话说,待确认总额不是系统自己算出来的一个统计值,而是由「客户提交转账记录」这个动作触发的。
为什么要有这一层?因为转账是脱离系统的行为,系统无法自动知道钱到底有没有到账、到的是不是这一单的钱。所以它把客户的申报先收下来挂着,等管理者到管理端核对银行流水或收款记录,点确认之后,这笔钱才从待确认转进已收总额。只要没点确认,客户那边看到的是已付,你这边看到的是待确认,账面上还是欠款状态。
II操作问答
一笔钱是怎么变成「待确认」的
路径很短:下游客户下单 → 选择转账支付并添加付款记录 → 系统记一笔待确认金额。触发点只有「添加转账记录」这一个动作,跟订单金额大小、客户等级、有没有授信都没有关系。
所以如果你看到某张订单有应收总额,却没有任何待确认,通常说明客户压根没提交转账信息,或者走的是在线支付直接进已收。反过来,待确认里有钱而订单显示未结清,也不是系统出错,而是这笔钱卡在确认环节。
III操作问答
管理端确认的具体操作与注意点
到达路径是资金 → 订单应收款,找到对应的客户或订单,查看待确认的明细,核对金额、时间、备注与银行流水是否吻合,然后执行确认。确认成功后这笔钱进入已收总额,待收随之减少,订单的收款状态跟着变化。
操作上有两个建议:一是核对金额时留意客户是否合并多单转账,如果一笔转账覆盖了几张订单,确认时要按订单拆分对应,否则会出现某单已清、另一单仍挂账的情况;二是如果客户填错了金额或转错账户,不要直接确认,先让客户修改或作废那条付款记录,再重新提交,避免已收总额被污染后还要做红冲调整。
IV操作问答
最容易配错的两种情形
第一种是把转账收款当成自动到账。有些管理者以为客户点了转账就等于收到钱,于是长期不去管理端确认,结果待确认总额越滚越大,报表上的应收看起来高得离谱,业务员以为客户欠款还在催,客户却觉得早就付过了,两边对不上账。
第二种是确认时没有对应到正确的订单或客户。多单合并付款、代付、部分付款这三种情况最容易出问题,表现为某张订单的已收总额超出应收,另一张却始终挂着待收。发现这种偏差,先去付款记录里查原始登记,做调整而不是继续叠加新的确认。
V操作问答
它跟哪些功能会互相影响
最直接的是授信与账期。待确认金额不被算作已收款,所以客户的可用授信额度不会因为提交了转账记录而释放,只有确认之后额度才会回来。如果你给客户开了账期,账期到期提醒也是按未确认的应收来算的。
其次是报表和权限。资金类报表里待确认、已收、待收是分开呈现的,做日结或月结时要按已收口径来核。另外确认动作属于资金操作,通常只开放给管理员或财务角色,普通业务员能看到金额却点不了确认,这也是为什么有些客户会追问「我明明付了怎么还没到账」——问题往往出在没有人有这个确认权限。
VII常见问题
被问得最多的几个问题
不建议绕过确认环节。确认这一步的意义就是留痕,谁在什么时候核对了哪笔流水。如果你的角色有确认权限,走正常确认即可;如果没有权限,让管理员或财务处理,不要通过改订单金额的方式抹平,否则后续对账会找不到依据。
最直接的是应收数据失真,报表上客户看着一直欠款,催收动作可能重复发生;同时客户的授信额度不会释放,可能影响他下一次下单。建议约定固定的核对节奏,比如每天或每周固定时间处理一次待确认,别让它积压。
按订单逐笔对应确认,把这一笔转账金额拆分到它实际覆盖的订单上。如果系统里只能整笔确认,就先与客户核对清楚每张单各付了多少,再分别操作。切忌图省事整笔挂到某一张订单上,那样会造成一张单超额、其他单继续挂账。
VII继续查
企业微信 · 专属顾问