I直接答案
结论先说清楚:退货单和订单之间不是靠一个按钮去「关联」,而是靠单据上带着的两个业务员字段来还原归属。订货宝在退货单列表里提供了「客户业务」和「单据业务员」两个筛选项,你选哪一个,出来的结果完全不同。想查「这个客户的所有退货」,用客户业务;想查「这个人经手下的退货」,用单据业务员。
为什么会有两个?因为一个客户身上可以挂不止一个业务员。系统会把其中一个设成这个客户的主业务员,这个身份就是客户业务;剩下的作为辅助业务员存在,辅助业务员自己下的退货单,归属记在单据业务员上。所以同一个客户名下的退货,可能分散在不同业务员头上,只按客户业务查会漏掉辅助业务员做的那部分。
理解这一点之后,操作就简单了:进退货单模块,把筛选条件切到对应的业务员字段,配合客户、时间一起收窄。下面按判定逻辑、操作步骤、容易配错的两种情况、以及联动影响分别说。
II操作问答
先分清「客户业务」和「单据业务员」到底指谁
客户业务,说的是这个客户被分配的主业务员。只要单据挂在这个客户名下,不管是谁动手录的,用客户业务这个条件都能把它捞出来。它的本质是「按客户归属的人头查」,适合做客户维度的对账和复盘。
单据业务员,说的是这张退货单实际是哪个业务员经手产生的。当客户被分配了多个辅助业务员时,每个辅助业务员自己下的单,数据会落到各自头上。它的本质是「按录入动作的人查」,适合做个人业绩和提成核对。
两个字段并存,意味着同一条退货单可能被两种方式各查出来一次。判断口径时先问自己一句:我要的是这个客户的全部退货,还是这个人经手的退货?答案决定了你该用哪个筛选条件。
III操作问答
在系统里具体怎么筛出来
第一步,进入退货单列表页,不要停在默认视图上,先展开筛选区。第二步,在业务员相关的筛选项里选择「客户业务」,如果你要的是客户主业务员口径;选择「单据业务员」,如果你要的是经手人口径。这两个选项不要同时用,同时用会把结果交集成空,因为辅助业务员下的单往往不属于主业务员。
第三步,叠加客户或时间范围把结果收窄,尤其是客户数量多的时候,只选业务员会拉出一大串,再对一遍对账会很费时间。第四步,确认列表里的业务员列显示的是不是你预期的那个人,如果显示的是别人,说明你选错了筛选字段,换一个再查。
第五步,如果这张退货单是从某张订单退回来的,先拿订单号反查订单,再从订单的归属信息去判断它落在客户业务还是单据业务员上,然后回到退货单列表按同样口径查。这样能避免「订单查得到、退货单查不到」的错觉。
IV操作问答
最容易配错的两种情形
第一种,客户只配了一个主业务员,但实际操作时换人录了退货单。这时候用客户业务查得到,用单据业务员查不到,因为系统里单据业务员记的是实际操作的那个人。现象是:你以为漏单了,其实是筛选字段选反了。
第二种,客户配了多个辅助业务员,你只用客户业务去查。结果是主业务员能看到全客户的退货,辅助业务员自己下的那部分被算进客户整体里,分不出是谁干的。现象是:业绩统计看起来对,但个人提成对不上。要拆到人,就得改用单据业务员。
还有一种隐藏的坑:客户的主业务员被换过人。换之前产生的退货单,客户业务字段可能已经跟着变成新的人,用新业务员查会查出旧单。这时候只能靠单据业务员或时间范围辅助判断,别只看一个字段就下结论。
V操作问答
它和权限、报表、价格的联动
能查什么,和权限直接挂钩。业务员通常只能看到自己名下的单据,能不能看到别人经手的单,取决于账号的数据权限设置。如果发现某个业务员查不到本该属于他的退货单,先确认权限范围,再去怀疑筛选条件。
退货单会回流到报表和账务。按单据业务员筛出来的数量,会影响个人维度的退货统计;按客户业务筛出来的数量,会影响客户维度的应收和对账。做月度复盘时,两个口径都要跑一遍,只看一个会得出偏乐观或偏悲观的结论。
如果是多规格商品退货,退货单上的规格、数量会直接和库存回补、可用量联动。查业务员只是第一步,查完之后还要看这张退货单有没有真正入库回补,否则业绩对上了、库存还是错的。
VII常见问题
被问得最多的几个问题
多半是这张退货单的实际操作人和单据上挂的业务员不是同一个。单据业务员记录的是产生这张单的人,如果当时是用主业务员账号或其他人账号操作的,用辅助业务员去查自然出不来。改用客户业务再查一次,或者先看订单归属再决定用哪个字段。
不会。系统只按你选的筛选条件返回结果,同一条单据不会因为你换了字段就复制一份。但用客户业务能查到全客户范围,用单据业务员只查到对应经手人那部分,所以两次查出来的条数会不一样,这不是重复,是口径不同。
在账号的数据权限里把范围限定为本人经手,而不是整个客户。设成整个客户的话,主业务员会看到客户名下所有退货,包括辅助业务员做的。设置前先想清楚你是要考核个人还是要看客户整体,两种需求对应不同权限口径。
VII继续查
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