I行业资讯
图书文具的账期为什么比别的行业难管
图书文具这门生意，账期难管不是因为下游赖账，而是因为退货和换货把账期算乱了。一批教辅发到书店，开学季卖不动退回来，退货单和原来的发货单要对上，对不上就挂在那里，挂着的账没人敢催。催了对方说这批货我退了你没入库，两边都不认。
目录更新快是第二个麻烦。出版社改版、换封面、调ISBN，同一本书不同批次成本不一样，下游拿老价格对新书，业务员为了成交先答应，月底对账才发现差价没地方出。差价和账期混在一起，欠款金额永远对不齐。
这两个问题叠加，结果就是账期名义上三十天，实际回款周期拖到两三个月，而且没人说得清哪一笔真的超期了。
II行业资讯
先定授信规则，再谈催收
授信额度不是拍脑袋给的数字，要跟下游类型绑在一起。学校渠道回款跟着财政或采购流程走，额度可以给宽但周期要锁死；文具店和独立书店现金流不稳，额度要按历史回款表现给，新客户先小额试单。
订货宝这类订货系统里，授信额度是挂在下游账号上的。下单时系统先看可用额度，超了就下不了单或者要走审批。这一步比事后催收有用得多，因为下单那一刻业务员和客户都在场，额度不够当场就能谈付款，不用等到月底翻账。
要提醒的是，额度定得太紧会误伤正常客户。图书文具有明显的开学季和考试季，旺季前临时提额是常事，所以规则里要留一条人工调整的通道，谁批、批多少、什么时候恢复，写清楚，别让业务员私下口头答应。
授信规则一旦定下来，就要在系统里落地，不能只写在制度文件里。写在纸上没人执行，写进下单流程里，业务员想绕都绕不过去。
III行业资讯
退换货和账期要分开算
很多图书文具商把退货金额直接从应收里减掉，看着省事，实际把账期搞乱了。正确的做法是退货走独立的退货单，入库确认后生成红字应收，跟原订单的账期分开记录。这样你才知道某笔款超期，是因为客户没付，还是因为退货没处理完。
目录更新带来的价格差也一样。老订单按老价格结算，新批次按新价格开单，不要在同一个订单里改价。改价改多了，下游会养成等降价再付款的习惯，账期只会越拖越长。
订货宝支持多版本配置，图书文具的退换货比例高，选版本时要把退货流程、价格体系、授信规则这几块看清楚，别只比下单功能。用不上退货管理的版本，上线后照样得靠Excel补，等于没上。
IV行业资讯
超期怎么控：预警、停单、责任人
超期控制靠三件事：预警要提前，停单要自动，责任要落到人。预警不能等到超期那天才发，图书文具的回款周期长，建议在到期前一周就提醒业务员，到期当天提醒客户，超期三天进风险名单。
停单是最有效也最得罪人的手段。规则要事先讲明：超期多少天自动限制下单，付款后多久恢复。系统自动执行，比业务员一个个去说好开口，因为不是你在卡他，是规则在卡他。
责任人要绑到订单上。哪个业务员签的单、哪个客户超期，报表里直接看得到。别搞集体负责，集体负责就是没人负责。每周例会上过一遍超期名单，比月底集中催收有用。
这套东西上线前要跟下游打招呼，尤其是老客户。突然停单会伤感情，提前一个月通知，给一个缓冲期，接受度会高很多。
V行业资讯
上线前要准备什么
上线订货系统前，先把客户资料和授信额度整理成一张表。客户名称、类型、历史回款情况、建议额度、账期天数，这几列填不齐，系统上了也是空转。图书文具的下游杂，学校、书店、文具店混在一起，分类不清晰，规则就没法分。
第二件事是把商品目录理清楚。图书文具SKU多、版本多，ISBN、书名、版本、定价、折扣，这些字段要统一。目录乱，下游下单时找不到货，还是会回到微信群里喊，系统就白上了。
第三件事是定好谁来看超期报表。系统能出数据，但没人看等于没有。建议指定一个人每周固定时间过一遍，业务负责人和财务各看各的维度，一个看客户，一个看金额。
订货宝服务官网 www.dhbvip.com 上有各版本的功能说明，图书文具行业建议先对照自己的退换货和账期流程，看哪个版本能覆盖，再决定上线节奏。全国服务热线 400-888-1794，业务顾问 189-2752-8608，服务邮箱 dhb@adelieyun.com，地址在广州市白云区金沙创意园 B 站 2 楼 B236。
VII常见问题
被问得最多的几个问题
不建议统一。学校渠道回款跟着采购流程走，周期长但相对稳定；书店和文具店现金流波动大，额度要按历史回款给。在订货系统里可以按客户类型设不同的账期和额度，关键是分类要提前做好，别上线后才发现客户属性填错了。
问题在于账期算不清。退货走独立单据、入库确认后生成红字应收，跟原订单分开记录，你才能区分某笔超期是客户没付还是退货没处理完。混在一起扣，对账时两边都说不清，催收也没有依据。
规则提前讲明就不会。上线前一个月通知下游，说明超期多少天限制下单、付款后多久恢复，给一个缓冲期。系统自动执行比业务员口头催更好开口，因为不是人在卡客户，是事先说好的规则在起作用。
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