I行业知识
按公斤起订、批次留样，这两件事决定了流程不能照搬成品
化妆品原料和成品批发最大的区别是：客户下单的单位是公斤，不是箱不是件。代工厂下一单可能就 5 公斤、10 公斤，平台做小批量试产可能就 25 公斤。同一支原料，不同客户拿的包装规格不一样，有 1 公斤小样、有 5 公斤桶、有 25 公斤桶。这意味着你的订货环节不能只挂一个「规格」，得让客户在同一个原料下选包装规格，再填公斤数。
第二件事是批次留样。原料出库要记录批次号，客户那边做备案、做稳定性测试、做留样，都需要知道这批货是哪一批。如果客户后面反馈有问题，你得能顺着批次号倒查到入库、出库、发货记录。很多做原料的老板现在批次号是记在 Excel 里或者手写台账上，业务员报单的时候口述批次，仓库发货的时候再抄一遍——这就是后面扯皮的源头。
所以梳理流程的第一步不是去选系统，而是先把自己现在的接单方式、留样方式、发货记录方式写下来，看清楚哪一段在丢信息。通常丢信息最多的是「客户口头报单到业务员登记」这一段，以及「仓库发货到客户签收」这一段。
II行业知识
现在这一步是怎么做的、谁在做：三种常见接单方式各自的代价
第一种是微信接单。代工厂的采购或者平台的研发在微信上发一句「要 10 公斤 XX 原料，上次那个批次的」，业务员截图、记下来、转给仓库。这种方式最快，但问题在于：数量容易听错，批次容易记错，月底对账的时候客户说「我下的是 10 公斤不是 8 公斤」，你翻聊天记录翻半天。而且微信里没有价格留痕，业务员报的价和最终对账的价对不上，是常有的事。
第二种是电话加 Excel。客户打电话，业务员填 Excel，每周汇总一次发给仓库。这种方式的问题是滞后。客户周一要的货，可能周三才排进发货计划。化妆品原料有些是有时效要求的，客户产线等米下锅，晚一天就是停线。而且 Excel 版本一多，谁手里的表是最新的，没人说得清。
第三种是邮件加 PDF 报价单。平台采购流程规范，要走邮件确认。这种方式对账相对清楚，但下单效率低，一个订单来回三四封邮件。而且 PDF 报价单和最终发货数量之间没有自动关联，对账还是要人工核。三种方式没有绝对好坏，但共同点是：接单的人、发货的人、对账的人，手里拿的不是同一份数据。
III行业知识
换成订货系统之后，哪一段会变、哪一段不会变
会变的是接单到发货这一段。客户在订货小程序或者 PC 商城上自己选原料、选包装规格、填公斤数，系统按客户等级带出对应价格，下单之后仓库直接看到待发货清单，批次号在出库的时候录入，和订单绑定。这一段变完之后，业务员不用再做「传话筒」，仓库不用再抄单，批次信息从下单到出库是一条线。
会变的是对账这一段。原来对账是月底拉 Excel，一单一单核；换成系统之后，客户在自己的账号里能看到历史订单、发货记录、批次号，对账变成「客户自己核对，有异议再提」。化妆品原料的对账难点在于批次和公斤数，系统里这两个字段是结构化的，核对起来比翻聊天记录快得多。
不会变的是留样本身。留样是物理动作，该留的样还是要留，该贴的标签还是要贴。系统能做的是把留样记录和批次号关联起来，让你查得到「这批留样对应的是哪几张订单」。另外不会变的是你和代工厂、平台之间的账期约定，系统不改变账期，只是让账期内的数据更清楚。
还有一段要提前想清楚：客户愿不愿意上系统下单。化妆品原料的下游是代工厂和平台，采购习惯差异大。有的代工厂采购就习惯微信说一声，你让他登录小程序他嫌麻烦。这种情况下，订货宝这类系统通常支持业务员代客下单，就是业务员在后台帮客户录单，客户还是微信沟通，但数据进了系统。这一步是过渡，不是终点，但能先把数据沉淀下来。
IV行业知识
先做哪一件、看什么结果：从对账倒推，不要从下单正推
很多老板梳理流程的习惯是从接单开始改，先让客户上小程序下单。这个顺序容易失败，因为客户没有动力改习惯。更稳的做法是从对账倒推：先把过去三个月的对账争议点列出来，看看是批次对不上、公斤数对不上，还是价格对不上。如果是批次和公斤数的问题，那优先改的是出库录入和订单关联；如果是价格问题，优先改的是客户等级价和报价留痕。
先做的一件具体事：把「批次号」变成订单的必填字段。不管你现在用 Excel 还是用系统，出库的时候必须把批次号填进对应的订单行。这件事不需要换系统就能做，但做了之后，对账争议会少一大截。做完这一步，再看下一个动作——是让客户自助查订单，还是让业务员代客下单。
看什么结果：第一个指标是对账周期，从月底拉表到客户确认，原来要几天，现在要几天。第二个指标是对账争议单数，每个月有多少单需要人工翻记录。第三个指标是业务员花在传话和核单上的时间。这三个指标不需要系统也能统计，先统计出来，再决定要不要上系统、上哪一段。
订货宝服务过双汇、格力电器、雅迪、小罐茶、沙县、蜀海供应链这类有下游渠道的企业，行业覆盖 25+，平台使用用户 800 万+。化妆品原料的生意逻辑和这些行业不完全一样，但「接单—发货—对账」这条线是共通的。先把这条线上的数据打通，再谈别的。
VI常见问题
被问得最多的几个问题
可以。订货宝支持同一原料下挂多个包装规格，客户下单时选规格、填公斤数，系统按客户等级带出对应价格。需要确认的是你现在的价格体系是按规格定价还是按公斤定价，这个决定后台怎么配置。如果同一客户不同规格价格不同，配置时要分开设置。
不需要额外系统。做法是在出库环节把批次号录入到订单行上，留样记录用批次号做关联。订货宝的订单和出库记录里可以带批次字段，这样客户反馈问题时，你能顺着批次号查到对应的订单、发货时间和客户。留样本身还是线下动作，系统只解决「查得到」的问题。
不用一步到位。可以先让业务员在订货宝后台代客下单，客户还是用微信沟通，但订单数据进了系统。这样对账的时候双方看的是同一份数据，而不是各自的聊天记录。等客户习惯了系统里的对账单，再引导他们自己登录下单。代工厂和平台的采购习惯不同，节奏要分开定。
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