I行业知识
办公用品这门生意的下单环节，卡在哪
做办公用品批发和连锁供货的人，下游通常有两类：一类是企业客户的后勤或采购，一类是政采渠道。这两类客户下单有个共同点——不怎么用电话，习惯发微信、发Excel表格、甚至拍一张手写清单过来。门店或业务员收到之后，要一条条核对品名、规格、单位，再回过去确认。
问题不在单子大不大，而在单子碎。一支笔、一包纸、一个文件夹，可能一次要十几行，每行数量还不一样。业务员一天接十几张这样的单，光录入和复核就占掉大半时间。更麻烦的是价格——企业客户往往有协议价，政采有集采目录价，同一个商品对不同客户价格不同，靠人记容易出错。
再往后就是对公开票和账期。企业客户要发票，政采要按流程走，账期普遍不短。到了月底，门店要一笔笔对：哪张单发了货、哪张单开了票、哪张单还没回款。如果前面下单和发货记录是散的，对账就是翻聊天记录和翻表格，效率低，还容易漏。
II行业知识
现在这一步，通常是谁在做、怎么做
大多数办公用品门店现在的做法是：业务员接单，内勤录单，仓管配货，财务开票。四拨人接力，信息在微信、电话、Excel之间转。企业客户想查一下上次买的那款硒鼓是什么型号，得问业务员；业务员不在，就得等。
政采客户更特殊一点。他们往往有固定的采购流程，需要看到商品明细、单价、总价，有的还要走内部审批。门店如果只给一张手写单或者微信截图，对方走流程就卡住。所以很多门店是专门安排一个人对接政采，帮对方整理清单、核对目录，这其实是在替客户做采购内勤的活。
这套做法在单量小的时候能转，单量一上来，最先崩的是对账。因为下单入口不统一，有的走微信、有的走电话、有的走平台，最后所有记录要合并到一张表里。谁漏了一单，月底就得花半天找。而且账期长的客户，催款也靠人记，容易忘。
III行业知识
换成订货系统之后，哪一段会变
把订货搬到线上，最直接的变化是下单入口统一了。企业客户和政采客户通过订货小程序、PC商城、微信商城或APP，自己看商品、自己选规格、自己填数量。门店不用再一条条录入，业务员也不用反复确认「你要的是A4还是A3」。这一步省下来的是录单和复核的时间。
价格和目录这一段也会变。不同客户可以对应不同的价格体系，协议价、集采目录价提前设好，客户登录后看到的就是自己的价格。业务员不用再翻本子查价，也不容易报错。对政采客户来说，他们能看到清晰的商品明细和金额，走内部流程更顺。
对账和开票这一段变化最明显。每一笔订单在系统里都有记录，谁下的、什么时候下的、发没发货、开没开票，状态是清楚的。到了月底，财务不用再翻聊天记录，直接按客户拉订单明细。账期长的客户，也能看到哪些单还没回款，催款有依据。
但要注意，系统不是把线下流程原样搬上去就行。如果企业客户的协议价没整理清楚，或者集采目录没对齐，上线后客户看到的价格不对，反而会出乱子。所以换系统之前，先把客户价格和商品目录理一遍，这一步省不掉。
IV行业知识
先做哪一件，看什么结果
不要一上来就全量铺开。先挑一类客户试——比如下单频次高、商品相对固定的企业客户，或者一个政采渠道。把他们的商品目录和价格先配好，让他们用订货小程序或PC商城自助下单。跑通一个客户，再复制到同类客户。
先做的这一件事，具体动作是：整理这批客户常买的商品清单，确认每个客户对应的价格，然后开好账号，把下单入口给到对方。门店这边指定一个人盯着，看客户下的单有没有问题，价格对不对，规格选没选错。头一两周肯定会有客户不习惯，需要引导。
看什么结果？看三个指标：一是客户自助下单的比例，有多少单是客户自己下的，而不是业务员代录的；二是录单和复核的时间有没有降下来，业务员是不是从录单里腾出来了；三是月底对账的时间有没有缩短，漏单和错价的情况有没有减少。这三个指标比「上了系统」本身更重要。
如果跑了一两个月，自助下单比例上不去，先别怪系统。大概率是商品目录太乱，客户找不到要买的东西，或者价格没配准，客户不放心自己下。回头把目录和价格再理一遍，比换系统有用。
VI常见问题
被问得最多的几个问题
不要一上来就切断微信。可以先让客户在订货小程序里看商品和价格，微信上只做沟通。等客户发现自助下单能看到历史记录、能查价格、不用反复确认规格，自然会转过来。关键是第一批商品目录要准，客户找得到常买的东西。
可以按客户设置对应的价格体系和商品目录，政采客户登录后看到的是集采目录价。订单明细和金额在系统里是清楚的，方便对方走内部审批。开票和回款状态也能记录，对账时直接按客户拉明细，不用翻聊天记录。
系统不能替你要钱，但能让你看清楚哪些单还没回款。每一笔订单的发货、开票、回款状态都有记录，月底对账不用靠人回忆。催款时能拿出具体单号和金额，比空口问「上次那笔款付了吗」有依据。
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