I直接答案
核心区别在「收款状态」是怎么被触发的。订货宝里一张订单在钱这件事上有两个不同的落点:一个是订单自身的应收款视角,一个是收款确认的操作台账。前者只要订单成立、金额大于零,就会挂在应收款下面,跟着订单走,不管客户有没有动静;后者更像一个待办邮箱,只有客户在下单时主动选择了转账付款、并且把转账信息填进去提交上来,系统才会把这笔单子推送到收款确认里,等着你逐笔比对、点确认。
所以你在订货单列表里看到一堆标着待收款、金额还没勾掉的单子,它们很可能只是「已下单、钱没到、客户也没说自己转了账」。这种单子始终待在订单应收款里,不会自己跑到收款确认去。想让一笔单子出现在收款确认,必须由客户那边完成转账付款这个动作,光靠你在后台催或者手动改状态是补不出这条记录的。
II操作问答
先搞清楚:两个列表回答的是两个不同问题
订单应收款回答的是「这家客户总共还欠我多少」,它是一个余额视角,订单一旦生成就开始计算,随订单生命周期一直存在。收款确认回答的是「现在有哪些客户的转账等着我核对」,它是一个动作视角,需要客户先发起转账付款,才会产生一条待确认记录。
这两个视角不重叠也不互通。一张单子可以长期挂在应收款里但从不进收款确认,因为它从来没被客户标记成「我转账了」;反过来,客户提交了转账信息后,收款确认里就会多出一条,不管这笔钱最后核对得上还是对不上。
理解这一点之后,你看到的现象就顺了:订单列表里有待收款单子,收款确认里空空如也,不是系统漏了,而是这两处的入口条件本来就不一样。
III操作问答
客户要做什么,单子才会出现在收款确认
流程走法是这样的:客户在订货宝下单,结算环节勾选转账付款,然后填写转账相关的信息并提交。提交成功之后,这张订单的收款状态才会进入待确认,收款确认列表里才会弹出它。
如果客户下单时直接跳过转账付款、走其他方式,或者干脆什么都没填就把单子提交了,这张订单只会出现在订单应收款里,收款确认不会收到任何提示。换句话说,收款确认是「客户说了他转了」之后才启动的核对流程,不是你主动去拉出来的。
有些客户习惯先线下转完账,隔一天才来下单;也有人先下单、货都发了才补转账记录。这两种情况下,只要他在系统里补提了转账付款,待确认记录才会生成,时间上可能比订单本身晚很多,你在列表里看到的就是「订单早就有了,收款确认里今天才冒出来」。
IV操作问答
后台怎么把这两类单子分别处理掉
对于已经进了收款确认的单子,你的动作是逐条核对:金额对不对、转账时间对不对、有没有附凭证,确认无误就点确认收款,这笔单子的收款状态随之更新,应收款余额同步减少。核不上的就退回或者挂着,等客户补充信息。
对于还躺在订单应收款里的单子,你要做的是催款而不是核对。可以在订单列表里筛出这些未收款的订单,看着账期、看着客户,一笔笔去推。日常运营里更常见的做法是:一边盯着应收款余额,一边等客户在系统里提交转账记录,两边对上了才算清账。
如果你的客户本来就习惯线下打款再让你手动勾账,那这个流程的代价就是:收款确认里不会有记录,你必须回到订单应收款里手工处理,核对凭据全靠线下沟通,系统不会帮你留那条待确认的痕迹。要享受收款确认的核对台账,就得让客户养成下单时提交转账付款的习惯。
V操作问答
最容易配错的两种情形,以及配错后你会看到什么
第一种,客户只是下单但没提交转账付款。你会看到订单列表里待收款单子一排排躺着,收款确认里始终是空的。很多人的第一反应是系统出问题了,实际上是触发条件没满足。解决办法不是去后台翻设置,而是回头跟客户确认:下单时到底走没走转账付款这一步。
第二种,把客户转账记录填在了订单备注或聊天里,而不是通过转账付款提交。这种情况同样进不了收款确认,因为系统只认「转账付款」这个提交动作。你会看到备注里写着「已转」,但收款确认列表里找不到这笔单子。补录的方式是让客户在订单上重新提交一次转账付款信息。
VI操作问答
它和价格、账期、库存、权限、报表的关系
收款确认核对得准不准,直接影响应收款报表的数字。如果客户提交了转账你却没及时确认,报表上这家客户的欠款就偏高;反过来,确认错了金额,账就对不平。库存和发货通常不完全卡在收款确认上,但涉及先款后货的场景时,收款没确认、货发不出去,两边就会互相牵扯。
账期设置也会影响你看到的列表。有账期的客户,订单生成后先挂在应收款里,到了约定时间才需要催;没有账期的,下单就该盯着收款。权限方面,谁能看收款确认、谁能点确认,一般和谁能改订单是分开配的,别让不需要核对资金的人也能随手点确认。
需要把这几条串起来理解的话,可以到订货宝服务官网 https://www.dhbvip.com 看功能说明,或者打全国服务热线 400-888-1794 找业务顾问问具体版本的配置方式,、邮箱 dhb@adelieyun.com 也可以联系。
VIII常见问题
被问得最多的几个问题
先确认他转账之后有没有在订单上走「转账付款」并提交。系统只认这个动作,你让他补提一次,收款确认里就会出现待确认记录。如果他只是口头说转了、或者把转账凭证发在聊天里,系统这边是看不到的,你也只能在订单应收款里手动处理。
不建议这么理解。收款确认是一张核对台账,前提是客户自己声明已完成转账,你再去比对。如果未付款的单子也一股脑塞进去,确认列表就失去了筛选意义,你分不清哪些是客户真提交了、哪些还只是在等钱。催款看订单应收款,核对看收款确认,这两个入口分开用更清楚。
会。确认收款这一步同时更新订单的收款状态和应收款余额,所以核对金额时要看准,金额对不上就退回或者等客户补充信息,别急着点确认。已经确认过的记录如果要改,通常要回到订单层面处理,改动前最好先跟业务顾问确认一下当前版本的操作口径。
VIII继续查
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