I直接答案
决定权只在一个地方:系统设置 → 资金设置 → 预存款操作审核是否启用。这个开关关着,管理端提交的充值会直接落账,账面上立刻可见;开关打开后,提交动作就变成一张申请单,钱并没有真正进到客户预存款账户,必须回到收款确认(充值方向)或扣款确认(扣款方向)里审核通过,才完成入账。换句话说,二次审核不是提交时弹个框让你再点一次,而是一次“提交”加一次“确认”的两段式流程。
所以遇到“充值完客户余额没变”这类现象,先别怀疑系统丢数据,多半就是申请单还躺在收款确认里等人批。反过来,如果希望充值立刻生效、不想要这道关卡,就去资金设置里把预存款操作审核关掉,提交即生效。需要注意的是,这道审核和退回资金也有关系:订单已经收款或部分收款后,因为改单、核价、核准使应退金额变少,退回预存款的那笔钱同样要走审核确认才生效,不会自动落账。
II操作问答
先弄清楚谁需要批、批什么
打开预存款操作审核之后,管理端发起的充值、扣款都不会即时改余额,而是各自生成一张申请单:充值方向进收款确认,扣款方向进扣款确认。审核通过,余额才按单子上的数变动;审核不通过或一直不处理,账面保持原样。
要区分两个动作:提交和确认。提交的人可以就是录单的客服或财务,确认的人通常应换成另一个人或另一个岗位,否则二次审核只是多了一次点击,起不到复核作用。这也是要不要打开这个开关的主要取舍——多一道关,账更稳,但每笔充值都多一个环节。
III操作问答
在系统里怎么一步步配出来
第一步,用有权限的账号进入系统设置,找到资金设置,把预存款操作审核启用。这里建议顺手确认一下谁有收款确认、扣款确认的查看和审批权限,避免开关开了却没人能批。
第二步,在管理端对某个客户做预存款充值或扣款,提交后不要停在原页面等余额变化,而是到收款确认(充值)或扣款确认(扣款)列表里找到对应申请单,核对客户、金额、方向、备注,确认无误再通过。
第三步,通过之后回到客户预存款页面复查余额是否已按单子变动。如果对不上,优先检查是不是还有未处理的申请单,而不是重复提交一笔新的充值。
IV操作问答
最容易配错的两种情形
第一种是该审的没审。开关已启用,但操作人以为提交就等于到账,于是余额一直不动,客户那边显示的还是旧数。表现就是“钱明明充了,客户下单却提示预存款不足”。
第二种是重复入账。有人发现余额没变化,又提交了一遍充值,之后两张申请单都被通过,账面就多出一笔。要避免这种情况,处理顺序应是先查收款确认里有没有待审单,再决定是否重新提交。
还有一种边界情况值得单独留意:订单已收款或部分收款后,因修改、核价、核准导致应退金额减少,退回预存款的资金也要审核确认后才生效。这类退回金额不走普通充值入口,往往容易被忽略,表现为应退的钱迟迟没回到客户预存款里。
V操作问答
它和哪些功能会互相牵动
和授信额度、账期联动最直接:客户可用资金通常是预存款加授信的组合,充值没审完,预存款部分就还没加上,下单时可用额度自然偏紧。
和价格、库存的联动是间接的:预存款不足会让原本能走的账期或授信支付方式不可用,订单可能因此卡在支付环节,看起来像价格或库存出了问题,实际是资金没到位。
和权限、报表联动则体现在可追溯性上:谁提交、谁确认会留在申请单记录里,预存款报表以审核通过的时点为准,未审单据不计入。真要对账,就以收款确认、扣款确认里的已通过记录为准,而不是看提交时间。
VI操作问答
拿不准时的处理建议
如果你所在的门店或公司充值笔数少、金额小、经手人单一,关掉这道审核可以省事;如果充值频繁、经手人多、还牵涉退款回冲预存款,建议打开,并且把提交和确认分给不同的人。
配置前可以先拿一个小额充值走一遍完整流程,确认申请单能看到、能审、审完余额正确变动,再放开给日常使用。过程中遇到权限或设置上的疑问,可以通过官网 https://www.dhbvip.com 了解,或拨打全国服务热线 400-888-1794 咨询,服务邮箱 dhb@adelieyun.com,公司地址在广州白云区金沙洲沙凤三路 3 号金沙创意园 B 站 2 楼 B236。
VIII常见问题
被问得最多的几个问题
不会。开关只作用于启用之后新提交的充值、扣款动作,历史已通过并已入账的记录保持原样,余额也不会被倒回去重算。如果你担心切换时点上有未审单据,切换前先到收款确认、扣款确认里把在途申请单处理干净,再改设置,就不容易出现前后口径混在一起的情况。
这个开关针对的是管理端发起的预存款充值和扣款。客户自助充值的入账方式与它不完全是一回事,具体以你当前版本在资金设置和收款确认里实际呈现的入口为准。建议先做一笔小额测试,看提交后余额是否立即变化、有没有生成申请单,再决定日常怎么处理。
通常做法是作废或不通过后重新发起一笔,而不是在原单上改数。原因是申请单一旦流转过,金额和方向应保持一致才便于对账。重新提交前先确认原单已关闭,避免同一笔充值出现两张有效申请单,导致重复入账。
VIII继续查
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