I直接答案
没付款的订单能不能被系统自动收走,取决于你是否在系统设置里开了超时自动取消。这个开关不是对所有单据一刀切,它只对已经被勾选启用的「现付」和「预付」两类客户生效,并且要设定下单后多少小时未付款才触发。也就是说,客户没被启用、或者单子走的是其他结算方式,系统不会替你动手,得你自己去订货单里筛。
已经产生、但设置在生效之前留下的那些单子,系统不会回头补处理。这部分只能在订货单列表里,用收款状态筛出未付款的订单,勾选之后走批量操作里的取消订单。批量取消是一次动作,不是逐单确认,所以筛选条件一定要先看清楚,别把还没到付款时间的正常单子一起勾进去。
II操作问答
先判断:这张单到底归不归系统管
判定逻辑其实只有两个条件同时成立才自动取消:一是这张单的客户属于已启用状态,二是这单用的结算方式是「现付」或「预付」。两个条件缺一个,自动取消都不会落到它头上。订单从下单那一刻开始计时,超过你设定的小时数还没收款,系统才会动手。
所以查询之前先问自己一句:我要清的是老单还是新单。设置生效之前已经存在的订单,不管它是不是现付、预付,都不在自动处理范围内,这部分必须人工筛人工取消。设置生效之后新产生的订单,才按你配的规则自动走。
还有一个容易被忽略的点:客户虽然存在,但如果你没有把他勾选启用,自动取消同样不触发。这种情况下单据会一直挂在未付款状态里,越堆越多,最后还是要靠手工批量清。
III操作问答
操作一:设置超时自动取消,管住以后的新单
路径是系统里的系统设置,找到超时自动取消订单。第一步,把功能启用起来,不启用后面填什么都不生效。第二步,选择要覆盖的结算方式,勾上「现付」和「预付」,只勾一个也行,看你的业务实际用哪种。
第三步,确认哪些客户处于已启用状态。只有已启用的客户产生的单子才会被规则接住。第四步,填下单后多少小时须付款,这个时长就是你留给客户的付款窗口,填得越短,库存和额度被占用的时间越少,但客户体验会紧一些;填得长,占用就久。填完保存,之后新产生的符合条件的单子就交给系统了。
要提醒的是,这个设置不会追溯。你今天开的功能,昨天的单子不会在明天突然被取消,别指望开完开关就一劳永逸,历史欠单还是得单独处理一轮。
IV操作问答
操作二:筛出未付款订单,批量取消历史单
进订货单列表,先用收款状态做筛选,条件选未付款。筛完之后不要急着全选,把列表往下拉一遍,确认没有误入的正常单子。筛选条件可以叠加时间范围,比如只看某个区间之前创建的,把刚下单还没到付款时间的单子排除掉,这样更稳。
确认无误后勾选要处理的订单,点批量操作,里面选取消订单。这一步执行完,订单状态就变了,不需要一单一单点进去取消。单据量大时这个方式省时间,但代价是不可逆,取消后要恢复得重新建单,所以筛选和勾选这两步值得多花两分钟。
如果筛出来的数量和你预期差很多,先别急着批量操作,回头看看是不是有结算方式选错了,或者把已付款但状态还没同步的单子一起筛进来了。收款状态这个筛选条件是判断依据,它不准,后面的动作全都不准。
V操作问答
最容易配错的两种情形
第一种,只启用了功能但没勾选结算方式,或者只勾了「预付」漏了「现付」。现象就是设置看着是开着的,可现付客户下的单子一直不取消,越积越多,你还以为是功能坏了。看到这种情况,先去核对结算方式的勾选状态。
第二种,把小时数填成了很小的值,或者根本没意识到它是从下单时开始算的。现象是客户刚提交订单没多久,单子就被系统取消了,客户回头问为什么付不了款。这类问题通常是付款窗口给得太短,或者客户习惯了隔天付款,窗口撑不住。调整时长比事后逐单解释省事。
还有一种介于两者之间的情况:客户没被勾选启用,却指望自动取消生效。现象是该走的单子走了、不该走的还在,列表看起来乱七八糟。遇到不规则的结果,先把客户启用状态和结算方式这两个维度分开核对一遍。
VI操作问答
跟哪些功能会互相牵扯
最直接的是授信额度和预存款。单子挂着没付款,占用的额度或预存款就不会释放,客户想下新单可能被卡住。把未付款单清掉之后,这部分占用才会回来,所以取消动作本身也是在腾额度。
其次是库存。拍了单没付款,如果流程上已经锁了库存,那这批货就一直被占着,别的客户看不到也买不走。批量取消之后库存才会回到可售状态。用时长的付款窗口换客户体验,代价就是库存压着,这个取舍得你自己定。
再往后是报表和权限。订单取消后,统计口径里的成交数据会跟着变,如果你的报表是按订单状态汇总的,数字会对不上历史。权限方面,批量操作这种动作一般不会对所有人开放,谁有权限执行、执行后留不留痕迹,最好事先在内部说清楚,避免有人误清一批单子。
VIII常见问题
被问得最多的几个问题
不会。这个设置只对生效之后新产生的、并且符合结算方式和客户启用条件的订单起作用,之前已经存在的单子不在处理范围内。那部分需要你到订货单列表里,按收款状态筛选未付款,勾选后通过批量操作取消订单,等于人工补一轮。
取消订单属于状态变更,批量执行后没有一键撤回的入口,要恢复得重新建单或走后续流程。所以筛选和勾选这两个环节建议慢一点,先用时间范围把刚下单、还没到付款时间的正常单子排除掉,确认列表干净了再执行。
按顺序查三处:功能有没有真正启用;结算方式里「现付」「预付」是不是都勾上了,只勾一个会漏;客户本身是不是处于已启用状态。这三项任一没满足,规则都不会触发。另外确认下小时数的计算起点,它是从下单那一刻开始算的。
VIII继续查
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