I直接答案
结论先说清楚:在订货宝里新建一个客户,结算方式那一栏系统给出来的初始值是后付,不会因为你上一个客户选的是现付就跟着变成现付。也就是说,现付不是新客户的默认值,想要现付必须自己动手改。
为什么不给现付做默认,其实跟后付这个模式的性质有关。后付意味着允许客户先拿货、后面再结账,它的门槛不是点一下下拉框,而是背后要挂授信额度、账期这些条件。系统把新客户先摆在后付这一格,等于给了你一个提醒:这个客户到底是现结还是挂账,得你拿主意,别让它悄悄过去。
所以如果你的业务大部分是款到发货,那注册完客户别急着点保存,先把结算方式改成现付,再往下走。这一步花不了几秒,但省掉的是后面翻单据、改客户资料的麻烦。
II操作问答
系统这条默认值是怎么来的
客户建档表单里的结算方式是一个必填的下拉项,选项就是现付和后付两类。新建的时候表单不会空着等你选,它自带一个值,这个值就是后付。
这个默认值不会因为你上一个客户选了现付就记下来。每次开新客户,表单都是从同一个初始状态出发,所以你连续建十个现付客户,第十一个打开还是后付。
后付本身也不是一个孤立选项。选了它,客户档案里跟账期、授信额度相关的那部分才有意义;选现付,这些字段通常就用不上了。系统把默认压在后付,某种意义上是把风险判断留给人来做。
III操作问答
把新客户改成现付,按这个顺序走
第一步,进客户管理,点新增客户,把客户名称、联系人、手机号、收货地址这些基础信息填上。
第二步,在结算方式那一栏点开下拉框,从后付切到现付。切完顺手确认一下页面上跟账期、授信额度有关的输入项是不是还亮着,如果还亮着而你又不需要,别往里填数。
第三步,往下检查一遍价格等级、所属业务员、客户分组这些跟权限和报价挂钩的项,再点保存。
第四步,存完回到客户列表,打开刚建的这个客户看一眼详情,确认结算方式显示的是现付。建档时改对了,后面开单就不用再动。
IV操作问答
配错之后你会看到什么现象
最常见的一种,是建完客户直接开单,下单流程走得很顺,货也出了,结果到收款环节发现这笔单挂在了应收账款里,本来该当场收的钱变成了欠款。这时候再去改客户档案,已经产生的单据不会跟着变,得单独去处理。
另一种是,你把结算方式改成了现付,但授信额度那一栏没清干净,留了个数字。有些企业习惯用这个额度做审批判断,结果现付客户身上还挂着一笔可用额度,业务员看客户资料时容易误判成这个客户还能赊。
还有一种更隐蔽:几个业务员同时建客户,一个记得改、一个没改,同一个区域里就出现了结算方式不一致的客户。月底对账时按结算方式筛客户,名单对不上,查起来要一个个翻档案。
V操作问答
它跟哪些功能会互相影响
结算方式往下拉的是资金这条线。现付客户在开单和收款环节走的是当场结清的逻辑,后付客户才会进到应收账款、账期提醒、催收名单这些地方。改结算方式,等于改了这笔生意在财务那边的归类。
再往上是价格和权限。客户档案里的价格等级、可见商品范围、下单上限这些,很多企业是按客户分组统一配的。如果结算方式是建组时的一个分类维度,改了它可能会影响这个客户后续被分到哪个价格组。
库存和报表也会受牵连。按客户统计销售时,现付和后付往往是两个口径,报表筛选项里常常就有结算方式这一项。客户建错了,报表上的现付占比、回款周期这些数字就跟着偏。
所以建客户这件事,结算方式不是一个可以随手放过的字段。它站在交易性质和财务口径的交叉点上,改一次客户档案容易,改一批已经发生的单据不容易。
VII常见问题
被问得最多的几个问题
客户档案里的结算方式可以再改回来,但已经生成的单据会保持当时的结算方式,不会因为改档案而自动变。补救的办法是去单据列表里把涉及的那几张单找出来,按现付流程单独处理收款,同时把客户档案的结算方式更正,避免后面继续开错。
可以改,但改之前要想清楚这个客户是不是真的要开始挂账。改成后付之后,账期、授信额度这些字段才有配置的意义,而且从改动那一刻起新开的单据会按后付走。已经按现付结清的历史单据不追溯,两段口径会同时留在账上。
通常是因为客户档案被改过,而你看的是改动前生成的历史单据。单据上带的是开单那一刻的结算方式,客户档案显示的是当前值。对账时以单据为准,需要统一口径的话,先确认档案是什么时候改的,再决定是调单据还是调档案。
VII继续查
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