I直接答案
订单详情与出库发货界面这两个页面取数的地方不一样。订单详情保存的是客户提交订单那一刻的快照,商品当时是什么单位,它就记什么单位,后面商品资料怎么改都不影响这张订单的显示。出库发货界面不一样,它要按商品最新的单位档案去算数量、换算关系,所以你后面把商品从单单位改成多单位之后,出库这边就跟着变了。
结论是:不一致几乎都是改过商品单位引起的,尤其是把一个只有「箱」的商品改成了「箱+只」这种大小单位换算。订单详情里仍然是箱、数量还是 1,出库界面里也可能显示数量 1,但单位变成了只,下面还带一行换算提示,仓库按这个界面拣货就容易只发 1 只。要避免这种错误,别在原商品上直接改单位,下架它、另外新增一个商品,编号不同即可,名字可以保留。
II操作问答
先确认是不是单位档案被改过
判断顺序很简单:打开出问题的订单,看订单详情里的商品单位和数量;再进商品管理找到这个商品,看它现在的单位设置。如果订单里是箱,商品档案里已经变成多单位(大单位箱、小单位只,并且填了换算),那就对上了。
第二种情况是出库发货界面里,单位下面多出一行「箱=10.0000只」这类换算说明。这行东西出现,说明系统已经按多规格在算了,它不是在提醒你,而是在告诉你现在的最小单位是小单位。仓库同事如果只看数量和单位,不看这行换算,就会按小单位发货。
III操作问答
正确做法:下架旧商品,新增一个
发现商品单位被改过之后,不要在这个商品上继续折腾。把这个商品先下架,让它不再出现在新的下单入口里;然后新增一个商品,名字可以跟原来一样,方便客户认,但商品编号要换一个,不能重复。这样新订单用新商品的单位,老订单保持原样,两边的单位不会再互相干扰。
新增的时候一次性把单位想清楚:如果这个商品确实需要按箱卖也按只卖,那就一开始就配好多规格换算;如果只按箱卖,就一直保持单单位。单位这东西是商品档案的基础属性,中途改比新建的代价大得多,历史订单、库存记录、报表口径都可能跟着乱。
IV操作问答
已经出错的订单怎么收尾
先拦住仓库,不要在出库发货界面直接点确认。把这张订单和商品现在的单位情况对一遍,确认客户真正要的是几箱还是几只,再决定按哪个数量发。别靠出库界面上的数字硬发,那个数字是换算后的结果,不代表客户下单的意图。
发完之后要留下记录:这批货实际发了多少、和订单上写的箱数怎么对应。后面如果客户对不上账,或者报表里销量数字看着不对,可以拿这些记录去核。同时把涉事商品的单位改回来或者下架替换,避免下一单再踩同一个坑。
V操作问答
最容易配错的两种情形
第一种:原来商品只有一个单位,后来有人加了小单位并填了换算,比如从「箱」变成「箱+只」。表现就是订单详情显示箱、出库显示只,数量看着还是那个数,但含义完全变了。这种最容易发生在有业务员图省事、想在同一个商品上同时卖整箱和单只的时候。
第二种:换算比例填错,比如该是 1 箱等于 12 只,填成了 10 只。表现是出库界面提示的换算关系和实际包装对不上,仓库按提示拆箱就少发或者多发。它和单位不一致是两码事,但结果一样会让发货数量错,所以改单位的时候比例要跟实际包装核对一遍。
VI操作问答
和价格、账期、库存、权限的联动
单位一改,最先受影响的是价格。多规格商品往往按小单位定价,客户原来按箱谈的价格,换成小单位之后单价口径就变了,订单金额和结算金额可能对不上。账期和授信额度也是按订单金额走的,金额口径一变,欠款和额度占用的数字也跟着变。
库存同样会动。入出库记录、库存数量都按商品单位记,单位从箱变成只之后,同一批货在报表里显示的库存数字会不一样。权限和报表也有关:谁能改商品单位、谁只能看出库,如果权限给得太宽,业务员自己就能改单位,这类问题就很难提前发现。建议把改单位这类操作收拢到少数人手里,并在报表里定期核对订单单位和出库单位是否一致。有拿不准的地方,可以打全国服务热线 400-888-1794 问业务顾问,或者发邮件到 dhb@adelieyun.com。
VIII常见问题
被问得最多的几个问题
不会自动恢复成一样。订单详情保存的是下单那一刻的单位,改回来只影响新订单和商品当前档案,老订单里原来的单位不会跟着变。要处理老订单,还是得按上面说的把这张单单独核对、人工确认发货数量,必要时下架旧商品另建新商品。
只要涉及大小单位换算的都容易,比如件和瓶、包和袋、盒和支这类。共同点是一个大单位对应若干小单位,出库界面会按小单位显示数量和换算说明,仓库如果不看换算行就按小单位发。凡是配了多规格换算的商品,出库前都值得多看一眼那行提示。
两个办法:一是把修改商品单位、多规格换算这类权限收窄,谁改系统里都有记录可查;二是在日常报表里核对订单单位和出库单位,发现同一张单两个页面单位对不上就立刻停下来核。定期检查商品档案里哪些商品配了多规格,也能提前排掉一批风险。
VIII继续查
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