I直接答案
先给结论:在订货宝系统里,已经审核的入库单是改不回去的,系统没有提供「反审核」这个按钮。所以你不用在界面上找撤销入口,找不到是正常的。入库单审核之后,它代表的库存增加、成本记录就已经被系统认下来了,数据链条跟采购、库存、报表都连在一起,官方给的处理思路不是回头改单,而是「用新单据去冲掉错误的那部分」。
具体用哪张单,取决于你错在哪里。如果只是数量入多了,正确做法是去【库存-出库单】做一笔其他出库,把多出来的数量减掉;如果错的只是成本价,那走【库存-成本调价单】,调成正确的价格,审核后生效,原来的入库单和采购单数据不动。如果数量和成本价同时错了,这两步要分开做。
II操作问答
为什么审核后不能反审核
入库单审核,在系统里不是简单地打个勾。它一旦通过,库存数量就加上了,对应的成本也被写进库存成本里,采购单那边也会认为这批货已经到货入账。这些动作是连在一起的,如果允许直接反审核,库存、成本、采购进度会同时被回退,已发生的下游动作(比如出库、调价、报表统计)就对不上账了。
所以订货宝的设计是只往前走,不往回退。你看到的处理方式都是「补一张单」。这个取舍有代价:库里会多出一笔其他出库或者调价记录,跟原始入库单不是一一对应的关系,事后查账要多看几步。但好处是所有动作都留痕,采购单、入库单不会被改写,对账时原始凭证还在。
III操作问答
数量入多了:用其他出库单冲掉
第一步,先确认到底多了多少。找到那张审核过的入库单,把实际到货数量和单据上的数量对一下,差额就是你要冲减的数字。别凭印象估,估多了等于把库存又做少了。
第二步,进【库存-出库单】,新建一张出库单,出库类型选「其他出库」,把多出来的那个商品和数量填进去,选好对应的仓库,审核。审核之后,库存数量就会减去这部分。注意这里冲掉的是数量,不是成本价。
第三步,如果这一批货里正确的那部分当初根本没录进系统,你还得另外补一张正确的入库单,把实际数量录进去。也就是说,多入的部分用出库冲,漏入的部分用入库补,两张单各自审核,不要在原来那张错的单子上想办法。
IV操作问答
成本价填错了:用成本调价单改
如果你数量没问题,只是单价写错了,那就别动出库单。进【库存-成本调价单】,把该商品的成本调成正确的数值,保存后审核,审核通过才会生效。这一步只影响库存成本,不会回头去改入库单,也不会改采购单上的价格。
这里常见的坑是:调价单没审核就以为改完了。没审核的调价单只是个草稿,库存成本一点没变,月底算成本的时候才发现还是错的价格。另一个坑是数量和价格同时错,只做了调价没做出库,结果数量还是多的,成本看着对了,库存金额却对不上。
V操作问答
两种最容易配错的情形
第一种,把「其他出库」当成「退货」用。其他出库冲的是你系统里的库存数字,它跟供应商那边的退货是两件事。如果你需要把货退回给上游、走退款流程,那是采购退货的另一套动作,拿其他出库单去顶,会导致库存对了、应付账款却还是错的。
第二种,出库时选错了仓库。如果同一商品在多个仓库都有库存,你把冲减做在了A仓,而多出来的货其实记在B仓,表面看总库存是少了,但分仓数据全乱,后续调拨、盘点都会对不上。做单前先看清楚入库单当初挂在哪个仓库。
VI操作问答
它跟哪些功能连着
价格和成本方面,成本调价单改的是库存成本口径,会影响到后续出库成本的计算和毛利报表,但不会改采购单上的成交价。库存方面,其他出库单直接减库存,库存报表、库存预警都会跟着变。权限方面,谁能开出库单、谁能审调价单,取决于账号被分配的角色,权限没给到,操作入口是看不到的。
报表方面,你补的每一张单都会进流水。事后对账时,正确的读法是:原始入库单 + 其他出库单 + 成本调价单 三张一起看,才能还原真实情况。如果你对具体单据类型或者权限配置拿不准,可以通过全国服务热线 400-888-1794 咨询,或者发邮件到 dhb@adelieyun.com,也可以直接联系。
VIII常见问题
被问得最多的几个问题
未审核的入库单可以改,也能删掉重录,因为它还没影响库存和成本。一旦点了审核,就不能反审核了,只能按出库单或成本调价单的方式去修正。所以录单时如果拿不准数量价格,先存着别审,核对清楚再审核更稳妥。
不会。其他出库单改的是库存数量,采购单上记录的到货数据不受影响。这意味着采购单显示的到货量可能比实际库存多,事后对账时要记得把那张出库单一起看,才能还原真实的到货情况。
调价单审核后影响的是调整之后的库存成本口径,已经审核完成的出库记录不会回头重算。所以如果发现成本价错了,越早调影响越小,拖到大量出库之后再调,前后批次的成本口径会不一致,看毛利报表时要留意这个时间点。
VIII继续查
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