采购单和入库单有什么区别

在订货宝里，采购单和入库单解决的是两件不同的事。采购单是你向供应商发出的采购意图记录，它承载了商品明细、供应商、采购数量、采购金额，以及后续的付款动作；如果你的业务需要通过平台直接给供应商付款，这笔付款是挂在采购单上的。入库单则只负责记录货物实际到仓的结果，它关心的是到了多少、进了哪个仓、什么时候入的。

所以结论很直接：采购单是“计划+付款”的载体，入库单是“实收”的凭证。先有采购单，才有对应的入库环节；入库单本身不会替你完成对供应商的付款，也不会记录你当初谈好的采购金额。两者配合起来，你才能既看到采购口径的数据，也看到库存口径的数据。

第一步，进入采购模块新建采购单。把供应商、采购商品、数量、金额这些信息填进去，确认后保存。这一步决定了后续付款的依据，所以商品明细尽量在采购单阶段就录准，不然后面改起来会牵扯到付款金额。

第二步，货到之后做入库。在采购单对应的入库环节里填写实际到货数量，选择入到哪个仓库，确认生成入库单。入库单一旦生成，库存数量随之变化，这一步是库存真正增加的时点。

第三步，回到采购单处理付款。如果这笔采购需要平台直接付给供应商，就走采购单上的付款页面完成。付款动作发生在采购单上，入库单不参与这个过程。

第四步，需要看数据时分开查。想看采购了多少、花了多少，按供应商或按仓库去查采购商品明细；想看实际入库多少、进了哪个仓，查入库单。两张单各查各的，不要指望一张单同时给你两套口径。

跟付款联动最直接。需要平台直接付给供应商的场景，必须走采购单，入库单上没有这个入口。如果你的业务是先货后款，也要在采购单上把付款环节走完，否则这笔账在系统里是悬着的。

跟库存联动的是入库单。入库单生成之后库存数量才变化，所以库存准不准，很大程度取决于入库单填得准不准。采购单本身不直接改库存，它只是计划。

跟报表和查询联动的是两张单各自的明细。采购数量和采购金额按仓库或按供应商查，走采购商品明细；实际入库数据走入库单。做供应商对账、做采购分析，用的主要是采购单口径；做库存盘点、做仓库进销存，用的主要是入库单口径。

如果你的团队里采购和仓管是不同的人，权限上也要分开配置。采购单通常给采购角色，入库单给仓库角色，这样既避免误操作，也让两张单的责任边界更清楚。