I直接答案
采购单部分入库后剩下的不再入库,由你在采购单上选择「强制完成」来决定。采购单只收了一部分货,剩下的确实不需要再入了,系统不会自己把这张单结束掉,它会一直停在部分入库的状态上。你不去动它,未入库的那部分商品就不会增加库存,但采购单始终是未完结的,报表和对账上也一直挂着。
所以真正的处理动作只有一个:进到这张采购单里,点「强制完成」。系统会把这张单上还没入库的商品全部取消,然后把整张采购单置为完成状态,之后不能再对它做入库操作。这里要特别提醒一句,该操作不可逆,点了之后原来那部分已经收进仓库的货不受影响,被取消的只是没入库的那部分。
如果你既不想继续收货,也不想立刻结束这张单,还有一条更保守的路——什么都不做。采购单会保持部分入库的原样,库存数量不会因为未入库商品而变化,代价是这张单一直挂着未完结状态,需要你自己心里有数。
II操作问答
系统怎么判定「部分入库」和「完成」
采购单的收货状态不是靠人工勾选出来的,而是系统按实际入库数量自动判断的。一张单上只要有一部分商品已经做了入库动作,另一部分还没入,它就显示为部分入库;全部商品都入完了,才会变成已完成。
换句话说,未入库的商品数量不会凭空消失。你放着不管,这部分数量就一直挂在单子上,等待下一次收货。系统不会因为你不再需要它,就自动把它清掉。
这也解释了一个常见困惑:为什么仓库里明明只收到一半货,采购单还一直亮在那里。因为它本来就还没有结束,缺的正是那部分你没打算再收的货。
III操作问答
具体操作:找到那张单,点强制完成
第一步,进入采购管理,找到目标采购单。判断标准很简单,看状态是部分入库的那张就是。如果单子比较多,可以按供应商或按时间筛一下再找。
第二步,打开这张采购单的详情,在操作区域找「强制完成」按钮。点下去之前建议先把单子上的商品明细看一遍,尤其是那些标注为未入库的行,确认这些确实是你不再需要的货。
第三步,确认执行。系统会把当前采购单里所有未入库的商品取消掉,然后整张采购单转为完成状态。完成后这张单不能再做入库,再想收货就得重新走采购流程。
第四步,回头核对一下入库收货记录。正常情况下这里会看到两块内容,一块是待收货入库商品的清单,另一块是已经产生的入库收货记录,两块要分清楚,别把待收货清单误当成已经入过库的凭证。
IV操作问答
两种最容易配错的情形
第一种,把「不操作」当成「已经结束」。有人以为货不收了,单子自然就了结了,结果过一段时间看采购报表,发现还有一张部分入库的单挂着。原因就是系统只认实际入库结果,你没点强制完成,它就一直停在中间状态。
第二种,点错了对象。本来只是想结束这一张单的剩余部分,结果在别的单上误点了强制完成,那张单上还没到货的商品直接被取消,再想补收就得重新建采购单。所以点之前确认单号,比点什么按钮更要紧。
还有一种连带情况值得留意:如果这张采购单的货已经按部分入库的数量对过账或入过库存,强制完成只影响未入库部分,已入库的数量和库存不受影响。但如果你是在对账之后才做这一步,最好把两边的数字再对一遍,避免账面和单据对不上。
V操作问答
它和库存、账期、权限、报表的关系
先说库存。部分入库时,只有实际入库的商品会改变库存数量;未入库部分无论你放着还是强制完成,都不会产生库存变动,差别只在于单据状态是否干净。
再说权限。强制完成属于对采购单的结束性操作,不是每个账号都能点。如果你在采购单里找不到这个按钮,先确认自己的角色权限,别反复刷新页面。
报表层面,部分入库的单会长期出现在未完结采购的统计口径里。及时用强制完成把不需要的单收口,采购汇总看着会更清楚,也不容易在对账时被一张老单绊住。
至于价格和账期,它们跟着采购单本身的约定走,强制完成只是把没收的货划掉,不会改变已经发生的入库记录和对应的结算依据。真要调整,得从采购单或结算流程那边入手。
VII常见问题
被问得最多的几个问题
不能。强制完成会把这张采购单上未入库的商品直接取消,整张单变为完成状态,之后无法再对它做入库。如果你确实还需要那批货,需要重新走一遍采购流程,新建采购单并重新收货。所以点之前最好先把商品明细确认一遍,别当成一个可以来回切换的状态。
不会。未入库的商品在没有做入库动作之前,不会让库存数量发生变化,库存只认已经实际收货入库的部分。放着不管的唯一代价是这张采购单一直挂在未完结状态,采购报表和对账时都能看到它,时间长了容易和自己后来新建的单子混淆。
不是。入库收货记录里通常包含两块内容,一块是待收货入库的商品清单,代表还没完成入库的部分;另一块是已经产生的入库收货记录,代表真正收进来的部分。判断哪些货已经在库里,要看后一块,别把待收货清单当成入库凭证,否则对账时数量会对不上。
VII继续查
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