I直接答案
| 配错情形 | 会看到什么现象 | 原因与正确做法 |
|---|---|---|
| 订单已出库,回原单改价 | 系统不再允许直接改商品单价 | 出库已把库存和应收数据往外推一步,不能在原单里改 |
| 已出库订单要改商品单价 | 改完保存,订单金额随之重算 | 入口是「订单核准」,定位是给已出库订单做核价和数量校正 |
| 原单已收过款,改高价格 | 订单落到「部分收款」状态 | 核准不会自动摆平多收少收,差额得另外向客户收 |
| 原单已收过款,改低价格 | 多出的部分进客户预存款账户 | 不需要手动退,下次下单可以抵扣 |
能不能改,取决于订单当前处在哪个环节。订单一旦出库,系统就不再允许你直接回到原单改商品单价了,因为出库动作已经把库存和应收数据往外推了一步。这时候可用的入口是「订单核准」——它的定位本来是给已出库订单做核价和数量校正,商品单价同样可以在这里改,改完保存,订单金额随之重算。所以结论不是「出库了就改不了」,而是「不能在原单里改,要在核准里改」。
第二个决定因素是这笔订单的收款状态。核准只负责把价格和金额改对,它不会自动帮你把多收或少收的钱摆平。如果原单已经收过款,改高价格会让订单落到「部分收款」状态,差额得另外向客户收;改低价格则不需要你手动退,多出来的那部分会进到客户的预存款账户里,下次下单可以抵扣。也就是说,改价这一步是确定的,收款那边的连锁反应需要你提前想清楚怎么跟客户交代。
II操作问答
先确认这笔订单还能不能改
打开订单详情,先看订单状态和收款状态两个信息。只要订单已经出库,原单上的商品行就是只读的,你点不进去改单价,这不是权限问题,是流程状态问题。
能动的入口是订单核准。它允许你在出库之后仍然对商品做核价处理,改单价、改数量都归它管。核准保存之后,订单的应收金额、优惠计算、对账数据会一起重新走一遍。
有一个前提要留意:如果这笔订单已经走到更靠后的结算或对账环节,或者被别的单据引用着,先确认改动不会把后面的数据打乱,再动手。改价这件事越早做越省事。
III操作问答
在订单核准里改价的完整步骤
第一步,找到这张已出库的订单,进入订单核准功能,把需要改价的商品行定位出来。多规格商品要认准具体是哪一个规格,同一商品不同规格是分开的行,改错行等于改错了货。
第二步,在单价字段填上新的价格。如果这个商品有多个规格、或者订单里有折扣、满减之类的优惠叠加,改完单价后要看一眼最终的订单金额,确认优惠没有被重复计算或者掉出来。
第三步,保存。保存的瞬间系统会按新单价重算整单应收,同时刷新收款状态。如果你改的是涨价的商品,这里就会看到状态从「已收款」变成「部分收款」,差额就是客户需要补的尾款。
第四步,去跟客户对齐。涨价的情况要把补款金额和方式说清楚;降价的情况告诉客户多的钱已经躺在预存款账户里,下次下单能直接用,避免客户以为钱丢了。
IV操作问答
两种最容易配错的情形,以及你会看到什么
第一种是把改价当成改数量。有些操作人员看到客户说「少发了一件」,直接在核准里把单价改掉来凑金额,结果数量还是错的,库存和实际发出的货对不上。数量问题就改数量,价格问题就改价格,两者不要互相顶替。
第二种是改完价格没回头看收款状态。典型现象是:明明客户已经全款付过,改完价之后订单静静躺在「部分收款」里,业务员以为钱已经收全了,直到对账时才发现有一笔尾款没追。反过来的现象是客户问「我多付的钱呢」,其实它已经进了预存款,只是没人告诉客户。
这两种错的共同点都是只看了价格,没看价格改动之后那条链子上的其它数字。核准保存不是终点,保存后那一屏的状态信息才是你要读的东西。
V操作问答
改价会牵动哪些功能
价格层面,新单价会参与整单金额重算,订单上原本生效的促销、折扣、满减可能因此变化,改完必须复核订单总额,不能只看那一行的单价。
账期与收款层面,客户如果挂着授信额度,改价之后的未收金额会影响这笔订单占用的额度;预存款账户则承接降价产生的差额,成为客户下一次下单的抵扣来源。
数据层面,改过的订单在报表和应收对账里反映的是修改后的金额,所以改价动作最好和当期的对账节奏对得上,别等报表出来才回头改,那样前后口径会打架。
权限层面,能进订单核准、能改单价、能确认收款状态,往往不是同一批人。价格定给谁改、补款由谁去追,事先分清楚,比改完再找人要权限高效得多。
VI操作问答
把改价这件事做稳的几个习惯
改价之前先截图或者记下原始单价和收款状态,改完之后再对比一次。涨价要确认补款金额,降价要确认预存款是否入账,两个动作都做完,这笔修改才算闭环。
能走标准流程就不要靠口头约定。客户同意补多少、什么时候补,落进订单备注或者收款记录里,比微信里一句「回头补给你」靠谱。
如果改价频率很高,说明前端的报价环节可能有问题。与其反复在出库后修价格,不如把报价和审核卡在前面。订货宝目前有旗舰版、餐饮版、生鲜版、联营版、盈销通五个版本,不同业务场景对应的单据流程有差别,拿不准自己这套流程该怎么设,可以通过全国服务热线 400-888-1794 咨询,或发邮件到 dhb@adelieyun.com,官网 https://www.dhbvip.com 上也有对应说明。
VIII常见问题
被问得最多的几个问题
不会原路退回。改低价格之后,多出来的那部分金额会转进客户的预存款账户,作为余额留存,下次下单可以直接抵扣。你要做的是把这件事明确告知客户,避免客户以为多付的钱不见了。如果客户坚持要退回,需要另外走退款流程处理。
核准改的是价格,出库记录里的商品和数量不受影响。但如果你在核准里顺手把数量也改了,就等于账面数量和实际发出的货不一致了,后续盘点和对账会出问题。所以只改该改的那一项,数量和价格分开处理。
常见原因是账号缺少对应权限,或者是这笔订单的状态已经不允许再走核准。先让管理员确认你的角色有没有订单核价的权限,再确认订单本身是否已经进入后续结算环节。两者都排除后还是找不到,带着订单号咨询业务顾问更快。
VIII继续查
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