办公用品行业订货系统上线前，需要理清哪些资料与口径

办公用品生意的下游通常分两类：一类是企业客户直接采购，走对公转账、要发票、有账期；另一类是政采或集采项目，走目录、走招标、走协议供货。这两类客户在订货系统里的下单方式、价格展示、结算周期都不一样，上线前要先把他们分开。

企业客户看重的是常用清单能不能快速复购、发票能不能及时开、账期能不能对上财务节奏。政采客户看重的是目录内商品能不能快速定位、价格是不是协议价、订单能不能按项目归集。如果混在一个账号体系里，后面价格和账期一定乱。

判断标准很简单：问销售，同一个客户如果既有企业直采又有政采项目，他们现在是怎么分开记账的。如果现在就是混着走，上线订货系统前先把这个口径定下来，否则系统里只能继续混。

办公用品的价格至少有四种：市场零售价、企业客户等级价、政采协议价、促销价。上线前要明确：每个客户对应哪一种价格，促销价什么时候生效、什么时候失效，协议价到期后自动回到哪一档。这些规则定不清楚，系统里就只能一刀切，销售和客户都会不满意。

账期比价格更敏感。企业客户通常有月结、季结，政采项目可能按合同走。上线前要明确：账期额度怎么定、超额度怎么处理、对账日是哪天、逾期怎么提醒。订货系统可以记录账期和提醒，但额度给多少、逾期怎么办，是老板和财务要拍板的事。

做错了会怎样：如果账期规则没定就上线，销售为了成单会口头承诺账期，系统里没有记录，财务对账时找不到依据，最后变成销售、财务、客户三方扯皮。这种扯皮比手工记账时更麻烦，因为系统里看起来有数据，但数据不可信。

这件事不建议全交给IT。IT能对接系统，但定不了价格和账期。建议由运营负责人牵头，销售负责人和财务负责人一起参与，IT负责对接。三个人各管一段：销售管客户等级和价格档，财务管账期和发票口径，运营管商品档案和集采目录映射。

先做一件事：把最近三个月成交最多的20个客户和50个商品拉出来，核对他们的价格档、账期、开票信息是否齐全。这70条数据理清楚，系统上线后大部分订单就能跑通。剩下的客户和商品可以分批补。

看两个指标：一是上线后销售在系统里下单的比例，二是财务对账时找不到依据的订单数量。第一个指标往上走，说明销售愿意用；第二个指标往下走，说明口径在系统里落住了。这两个指标比「上线了多少客户」更有意义。

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