I直接答案
在订货宝里,订单一旦完成收货,它就已经从「待执行」变成了「已履约」状态。此时你再补一张退货单,系统是把退货当成一笔独立的新单据来记的:原订单的应收数字保持原样不动,退货单另外形成一笔反向记录。所以你打开原订单看,金额还是当初下单时的数,不会因为后面做了退货就自动缩小。这是系统对「已收货后发生退货」的标准处理方式,不是配置错了。
要把应收金额直接变成退货后的净额,变相的办法是回到原订单上,用特批价把订单金额手工改小,把退货那部分金额从原单里扣掉。改完之后,原订单的应收才会跟着变。但这条路只建议偶尔用来救急,不要当成日常流程:手工改价会留下修改痕迹,财务对账时原单金额和退货单金额需要能对得上,频繁改容易让对账口径变乱。更稳妥的做法是后续订单在收货前就把数量或金额改对,收货前修改原始订单是系统允许的,也最干净。
II操作问答
先搞清楚:为什么退货单动了、应收却没动
订货宝把「订单」和「退货」当作两条平行的业务线。订单一旦执行到收货这一步,它的金额就被固定成履约事实,后续的退货只是追加一条反向流水,不会回写去修改原订单的金额字段。这样设计的好处是原来的履约记录可追溯,代价就是你想看到的「净应收」不会自动出现在原订单上。
换句话说,你看到的现象——原订单金额不变、退货单另起一笔——是符合系统逻辑的。真正决定应收显示的是什么?是原订单本身的金额字段,而不是退货单的金额。所以想让应收变小,必须动原订单那个数字,而不是指望退货单去反向冲减。
III操作问答
用特批价改原订单金额:具体怎么走
第一步,找到那张已经收货的原订单,进入订单编辑或改价入口,注意只有订单还处在允许修改的状态下才能操作。第二步,在改价环节选择特批价,把需要退回的那部分金额从原订单里减掉,让订单金额等于退货后的净额。第三步,保存并提交,系统会按新的订单金额重新计算应收。第四步,核对一下相关联的对账单或应收报表,确认数字已经更新,同时保留好退货单作为这笔调整的凭证。
这里有个取舍要讲清楚:特批价本质上是绕过常规价格规则的通道,改完之后的订单金额是手工值,不再跟商品原价挂钩。所以改之前最好把退货单先做完、金额核对好,再回原单改价,顺序反了容易出现两边金额对不上的情况。
IV操作问答
最容易配错的两种情形,以及会看到什么现象
第一种,只做了退货单却忘了改原订单金额。现象是:退货单已经审核通过,库存和退货流水都正常,但客户应收里原订单的金额纹丝不动,对账单上仍然是全款。这时候你再去翻退货单,会看到它是一笔独立的退货记录,并没有抵扣到原单。
第二种,用特批价改价时改错了金额或改错了行。现象是:原订单应收变了,但变多或变少的方向不对,和退货单的金额合不上,财务对账时两边差额对不平。这种错误比第一种更麻烦,因为它动了履约记录,需要再走一次调整把它改回来。所以改价前先把退货单的净额算清楚,改完立刻跟退货单核对一次。
V操作问答
提前改单比事后补救更省事
官方给的建议很直接:后续订单不要在收货之后再折腾改价,尽量在收货之前就把原始订单改对。收货前修改订单,数量和金额都能直接改,改完的金额就是应收金额,不需要再绕特批价这条路。
VI操作问答
它跟哪些功能会互相影响
改了原订单金额,首先动的是应收和对账单,客户欠款数字会跟着变;其次是授信额度,如果这个客户走的是授信结算,订单金额变小意味着占用的授信也会释放出来,但要等系统重新计算后才体现。预存款客户同理,余额的扣减基准会跟着新金额走。
再往外一层,退货本身会涉及库存回补,如果商品是多规格的,要确认退的是哪个规格,否则库存对不上;权限上,特批价通常不是所有账号都能用,操作前要确认自己有没有改价权限;报表方面,订单金额变动后,销售统计和毛利口径都会变化,对账时最好把退货单和改价记录放在一起看。
VIII常见问题
被问得最多的几个问题
收货前改的是订单本身,金额、数量都能正常调整,改完应收直接就对了,不留额外痕迹,是推荐路径。收货后用特批价改,本质是在已履约的订单上做手工覆盖,虽然也能让应收变成退货后的净额,但会留下改价记录,对账时原单和退货单要能互相印证,所以只适合偶尔用来修正。
要留着。退货单是这笔退货实际发生的凭证,库存回补、退货流水都挂在它上面。你只是把原订单金额手工调成了净额,并不代表退货这件事被抹掉了。对账时两笔要一起看:原单是调整后的应收,退货单是调整的依据,缺哪一边都说不清。
退货单本身是一笔独立记录,不会自动去改原订单占用的授信。只有当你把原订单金额调小之后,这个客户在该订单上占用的授信额度才会按新金额重新计算并释放。如果走的是预存款结算,逻辑类似,扣减基准会跟着调整后的订单金额走,具体体现要等系统重新计算后核对。
VIII继续查
企业微信 · 专属顾问