I直接答案
订货宝的订单不是一步生成就完事的,它从客户提交到最终收货,中间经过提交订单、订单审核、确认出库、确认发货、订单收货这五个节点。每个节点都要有人点一下,订单才会往下走。所以你觉得流程长,根源不在别处,就在于这五个环节里有几个你的业务其实用不上,却还在卡着。
能不能简化,取决于你要保留几个环节。进系统设置里的订单流程设置,把确认出库、确认收货这类环节取消勾选,订单就会跳过它们继续流转。注意,订单审核通常不建议动——它是价格、账期、授信额度最后一道把关口,去掉之后订单直接进入出库,等于把审核权交给了下单人。
结论是:流程节点数量由订单流程设置里的勾选项决定,勾得越少订单走得越快,但省掉的环节对应的控制力也会一起消失。你要做的是判断哪些环节的业务价值大于它的操作成本,然后只留必要的那几个。
II操作问答
系统靠什么判断订单走到哪一步
订货宝把订单生命周期拆成五个可独立开关的节点。客户在前台下单,订单生成后进入提交状态;有审核环节时,它要等审核通过才能继续;接着是确认出库、确认发货,最后客户确认收货,订单才算闭环。每个节点都是一次人为确认动作,系统按你设置的顺序依次触发,缺了哪个节点就自动跳过。
这意味着流程长度不是固定的,而是你在订单流程设置里勾出来的结果。勾选代表这个环节存在,取消勾选代表这个环节被拿掉,后面的环节会顶上来接着走。所以同一套系统,两家公司看到的订单流转路径可以完全不同。
III操作问答
实际怎么改:进设置、取消勾选、保存验证
第一步,用有系统设置权限的账号登录订货宝,进入系统设置菜单,找到订单流程设置。这个入口一般只对管理员或指定角色开放,普通业务员看不到,所以改之前先确认你的账号有权限,否则只会看到菜单是灰的。
第二步,看清当前勾选了哪些环节。默认通常是五个都开着。你要做的是把业务上冗余的环节取消勾选,比如仓库直接发货、客户也不做收货确认的场景,可以把确认出库和确认收货都取消,只留提交、审核、发货三步。改完记得保存。
第三步,验证。用一个测试账号下一单,从提交跟到结束,看订单是不是真的跳过了被取消的环节。重点看两个地方:订单状态有没有卡住不动,以及取消环节后订单能不能正常到达下一个节点。有些配置还牵涉到出库单、发货单是否联动生成,测试时一并确认,避免上线后才发现单据对不上。
IV操作问答
最容易配错的两种情形
第一种是把订单审核也一起取消。取消后,客户下单即进入出库流程,等于跳过了价格核对和额度检查。现象是:业务员或客户可以按自己填的价格直接下单,超出授信额度的订单也不会被拦下,等到出库时才发现价格不对或额度已经用超。想省这一步,前提是你的价格体系和授信规则本身足够严,不需要人工拦一道。
第二种是取消确认出库却保留了确认发货。现象是订单从审核直接跳到待发货,中间没有出库这个动作记录,仓库如果按出库单拣货,就会发现系统里生不出对应的出库单,或者出库数量跟订单对不上。这类问题不会立刻报错,往往在对账或月度盘点时才暴露出来,返工成本比当初多点两下高得多。
V操作问答
流程改了以后,哪些功能会跟着变
价格和账期首当其冲。订单审核环节承担着核对价格、检查授信额度和预存款余额的职责,环节取消后这些检查要么前置到下单时做,要么就彻底不做,取决于你其他设置怎么配。如果你的客户很多是账期客户,这一步动之前想清楚。
库存和单据层面,确认出库关联的是出库动作和库存扣减时点。取消它,库存扣减会挪到发货环节,仓库的实时库存和订单状态之间会有一个时间差。对库存精度要求高的场景,比如多规格商品,这个差值得留意。
报表和权限也会跟着调整。订单流转的节点少了,订单状态统计的口径就变了,原来按出库节点统计的报表可能就统计不到数据。同时,被取消的环节对应的操作权限也失去意义,权限配置里那些角色需要重新梳理,否则会出现某个角色什么都点不了的尴尬。
VII常见问题
被问得最多的几个问题
库存扣减的时点会跟着变动。原本在确认出库时扣减,取消该环节后一般挪到确认发货时扣。如果你同时取消了出库和发货,扣减时点还要往后推。建议改完流程先跑几单,对着库存台账看一眼实际扣减发生的时刻,再决定要不要保留某个环节来卡住库存。
设置一般作用于修改之后新产生的订单,已经在流转中的历史订单不会因为这次改动自动跳到新路径,它们会按原来的节点继续走完。如果你希望历史未完结订单也按新流程走,通常需要单独处理这部分存量单据,改设置之前先确认一下系统里还有多少单没走完,避免两边状态对不上。
订单流程设置属于系统级配置,入口在系统设置里,默认只对管理员或有该权限的角色开放,普通业务账号看不到也改不了。如果你们想让某个人专门负责这块,可以在权限配置里单独授予系统设置的权限,但授出去之后他就能影响全公司的订单流转路径,授权范围要收紧。
VII继续查
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