I直接答案
结论是:可以实现,但它是一个需要主动开启的开关,不是开箱即用的默认行为。订货宝里「预付」是一类客户属性,只有先把这个能力打开,客户下单时系统才有依据去判断要不要动预存款。开关藏在系统设置里,开启之后还要勾选「预付客户自主下单」这一项,提交订单时才会走自动扣除预存款的流程。
另一个容易忽略的点是下单入口。系统只认客户自己在订货端提交的订单,管理端帮客户代下的订单不触发自动扣除。也就是说,同一个预付客户,自己下单会被扣预存款,业务员在后台替他下单则不会,两者并存时要以这个规则为准来做流程安排。
II操作问答
系统是怎么判定「该扣谁的钱」的
订货宝把客户分成不同结算类型,预付客户的特征是账上有一笔预存款可以先行抵扣。系统在客户提交订单的瞬间,会依次看几件事:这个客户有没有被标记为预付客户、预付客户自主下单这个开关有没有打开、客户账上的预存款够不够覆盖本单。三个条件都满足,订单就自动从预存款里划走相应部分。
如果开关没开,即使客户账上有余额,系统也会按普通订单处理,不会碰预存款。所以「有余额」和「会扣余额」是两回事,中间隔着设置这一层。
III操作问答
在系统里具体怎么开这个功能
第一步,进入系统设置,找到与客户结算类型相关的配置区域,开启「预付」客户设置功能。这一步是把预付这种客户类型纳入系统可识别的范围。
第二步,在同一个设置区域里勾选「预付客户自主下单」这个选项,它的作用就是让客户自己提交订单时自动扣除预存款。勾选保存后,新产生的客户自主订单会按新规则走,之前已经生成的订单不会被追溯。
第三步,确认哪些客户属于预付客户。客户类型要对应设置好,否则开关开了也不会作用到具体客户身上。建议先拿一两个客户试单,确认扣款结果和预期一致,再批量铺开。
IV操作问答
两种最容易配错的情形
第一种,开关开了但客户类型没设对。现象是:客户明明账上有预存款,自己下单却不扣,还是走原来的结算方式。排查时先看这个客户在系统里的结算类型是不是预付。
第二种,分不清自主下单和代客下单。现象是:业务员在管理端帮客户下单,以为会扣预存款,结果没有扣,客户账上余额原封不动。这不是系统出错,而是规则本身只覆盖客户自主提交的订单。如果你的业务以代客下单为主,就要额外安排人工核销预存款的流程。
V操作问答
跟哪些功能会互相影响
预存款自动扣除和价格体系、账期设置关系最直接。如果这个客户同时被配置了账期,就要想清楚优先用预存款还是先挂账,否则容易出现客户以为扣了、实际是挂账的情况。
库存方面,自动扣除只影响钱的部分,不改变库存扣减逻辑,缺货拦截仍然按原有规则走。权限方面,谁能修改客户结算类型、谁能调整预存款余额,建议单独收口,避免业务员随意改动导致扣款结果和财务对不上。报表上,预存款的扣减记录要能对应到具体订单,对账时才查得清。
VII常见问题
被问得最多的几个问题
要看订单取消的流程怎么走。系统在提交订单时扣除预存款,如果订单后续被取消或关闭,需要按退款或冲正的规则把对应的预存款补回客户账上,这一步通常要人工在后台处理。建议把取消订单后的预存款回补动作写进日常操作规范,并且定期核对预存款流水和订单状态是否一致。
可以。自动扣预存款的前提是这个客户被设置为预付类型,所以按客户分别配置就能实现差别化。把需要自动扣的客户设为预付客户,其余客户保持原有的结算方式即可。注意别在同一个客户身上同时配预付和账期两种逻辑,否则下单时优先走哪一边容易产生歧义。
在订单详情和预存款变动记录里对照查看。正常做法是每笔自动扣减都对应一条流水,记录时间、金额和关联订单号。对账时把订单列表和预存款流水两张表按订单号拉通,就能看出哪些订单扣了、扣了多少、有没有漏扣或重复扣。发现不一致时优先检查该客户的结算类型是否被中途改动过。
VII继续查
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